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Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité explique comment le Site thePool recueille, utilise, partage et protège les données à caractère personnel dans le cadre de ses activités.
La protection des données à caractère personnel fait partie des valeurs essentielles de la société SOGOODS. Notre Politique de confidentialité reflète ces valeurs, intègre les évolutions réglementaires, fait partie de nos engagements de tous les jours par des mesures normées, des règles imposées pour la société SOGOODS et la mise en place de mesures de sécurité des données physiques et logiques.
Sauf indication contraire, le Responsable de traitement des données à caractère personnel tel que décrit dans la présente Politique de confidentialité est la société SOGOODS (SIREN 531367563) société par actions simplifiée au capital de 63 560 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro B 531 367 563 et dont le siège social est situé 25 quai Aulagnier 92600 Asnières-sur-Seine.
La société SOGOODS est donc Responsable de traitement au sens de l’article 4 du RGPD (article 3 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés) car nous définissons les moyens et les finalités de la donnée.

Pour bien comprendre cette présente Politique de confidentialité, il est précisé que :

  • Les Clients, également appelés Recruteurs, sont entendus comme toute personne physique ou morale, souhaitant engager du personnel et/ou évaluer les compétences de leurs Candidats, mais également aux professionnels de l’emploi, entendus comme toutes personnes physiques ou morales exerçant une activité dans le domaine du recrutement de personnel, notamment les cabinets de recrutement, agences d’intérim, sociétés de travail temporaire, sociétés de conseils en management de transition ou en ressources humaines ayant souscrit un abonnement avec thePool.
  • Les Candidats sont entendus comme toute personne physique utilisant les services du Site web thePool pour postuler à une offre d’emploi proposé par un Recruteur.
  • Les Utilisateurs sont entendus comme toute personne physique utilisant les services de thePool, à savoir les Clients (Recruteurs) et Candidats lors d’une phase de démonstration de l’outil.

La présente Politique de confidentialité a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de la part de thePool et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses Clients et des Candidats au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

1. Définitions issues du RGPD

Les définitions suivantes sont celles issues du Règlement Général sur la Protection des Données n°2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et de la Loi dite “Informatique et Libertés” n°78-17 du 6 janvier 1978.
  • Données personnelles : Une donnée personnelle est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Cette personne peut être identifiée directement (exemple : nom et prénom) ou indirectement (exemple : un numéro de téléphone ou de plaque d’immatriculation, un identifiant tel que le numéro de sécurité sociale, une adresse postale, mais aussi la voix ou l’image), grâce à une seule données ou au croisement de plusieurs d’entre elles (exemple : une femme vivant à telle adresse, née tel jour et membre dans telle association).
  • Fichier : Un fichier est un traitement de données qui s’organise dans un ensemble stable et structuré de données. Les données d’un fichier sont accessibles selon des critères déterminés.
  • Destinataire : La personne physique ou morale, l’autorité, le service ou tout autre organisme habilité à obtenir communication de données enregistrées dans un fichier ou un traitement en raison de ses fonctions.
  • Responsable de traitement : Le Responsable de traitement est la personne morale (entreprise, commune...) ou physique qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement c’est-à-dire l’objectif et la façon de le réaliser. En pratique et en général, il s’agit de la personne morale incarnée par son représentant légal.
  • Traitement : Un traitement de données personnelles est une opération, ou un ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion ou tout autre forme de mise à disposition, rapprochement). Un traitement de données personnelles n’est pas nécessairement informatisé : les fichiers papier sont également concernés et doivent être protégés dans les mêmes conditions. Un traitement de données doit avoir un objectif, une finalité déterminée préalablement au recueil des données et à leur exploitation.

2. Modalités de collecte des données provenant des Candidats

2.1. Quelles sont les données que nous collectons ?
Le terme “données à caractère personnel” désigne les informations personnelles permettant de vous identifier directement ou indirectement, telles que vous les avez fournies au Responsable de traitement ou telles que déduites de votre utilisation du Site thePool.Vos données personnelles nous sont transmises lorsque vous naviguez sur le Site et que vous téléversez votre CV.
2.1.1 Données collectées nécessaires à la fourniture du service
  • Identité et coordonnées (Prénom, nom, email)
  • Données professionnelles du CV (diplôme, fonction, secteur d’activité, années d’expérience (certifications, niveau de carrière, compétences et expériences professionnelles...)
  • Données d’identification (adresse IP...)
  • Données de connexion (logs...)
  • Photo de profil non obligatoire
La société SOGOODS ne traite pas de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD, à savoir des données révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, les données génétiques ou biométriques, les données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle.
Nous vous déconseillons de renseigner de telles données lors de l’utilisation de nos services. Cependant, si vous choisissez d’inclure dans votre CV ou vos textes libres des informations dites sensibles, elles seront transmises, telles quelles, sous votre responsabilité et à votre seule initiative, à nos Clients (Recruteurs) avec lesquels vous avez souhaité être mis en relation.
2.2. D’où viennent les données que nous collectons ?
La société SOGOODS collecte les données de ses Candidats à partir :
  1. Du formulaire d’inscription en ligne situé sur le Site thePool
  2. Des différents processus de recueil de données fournies par le candidat (téléchargement de CV ou prise d’information issue du compte LinkedIn après consentement par le candidat)
2.3 Quelles sont les finalités des données collectées ?
Selon les cas, la société SOGOODS traite les données de ses Candidats pour les finalités (objectifs) suivants :
  1. Gestion de l’inscription et du compte du candidat
  2. Fourniture de nos services :
    • Mise en relation avec des Candidats et/ou recruteurs par l’intermédiaire du Site thePool
    • Accès au profil et transmission de l’analyse des CV des Candidats au(x) recruteur(s)
    • Propositions d’offres d’emploi qualifiées en fonction des profils de Candidats
    • Analyse des CV via l’intelligence artificielle ChatGPT
  3. Gestion des exercices de droits des personnes concernées
  4. Gestion du Service client
  5. Réponses aux obligations administratives
2.4. Quelles sont les durées de conservation des données collectés ?
La durée de conservation des données des Candidats est définie par la société SOGOODS selon les principes suivants :
  1. Données relatives aux Candidats : Sachant que l’utilisation du site thePool est soumis au consentement du candidat, ce dernier peut à tout moment supprimer ce consentement. Sinon, 2 ans à compter de la dernière activité du Candidat. Le Recruteur (Client) peut ainsi conserver sur son Dashboard les données d’un CV jusqu’à 2 ans à compter de la date de la candidature, sauf si le Candidat s’y oppose.
  2. Données techniques : 1 an à compter de leur collecte.
  3. Cookies : 13 mois pour les cookies non soumis au consentement. 6 mois concernant les cookies soumis au consentement.
Une fois les délais passés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées. Elles peuvent être conservées pour des raisons légales et de contentieux.
Il est rappelé aux Candidats que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que la société SOGOODS n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
2.5. Quelles sont les bases légales définies ?
Accès et gestion du compte du Candidat : Contrat
Fourniture de nos services : Contrat
Gestion des exercices de droits des personnes concernées : Contrat
Gestion du Service client : Contrat
Réponses aux obligations administratives : Obligation légale
Analyse des CV via l’intelligence artificielle ChatGPT : Consentement

3. Modalités de collecte des données provenant des Clients (Recruteurs)

Le terme “données à caractère personnel” désigne les informations personnelles permettant de vous identifier directement ou indirectement, telles que vous les avez fournies au responsable de traitement ou telles que déduites de votre utilisation du Site thePool. Vos données personnelles nous sont transmises lorsque vous vous inscrivez sur notre Site et lorsque vous naviguez sur le Site.
3.1. Quelles sont les données que nous collectons ?
3.1.1 Données collectées nécessaires à la fourniture du service
  • Identité et coordonnées (prénom, nom, email professionnel, numéro de téléphone professionnel)
  • Informations d’ordre économique et financier
  • Données d’identification (adresse IP...)
  • Données de connexion (logs...)
  • Photo de profil non obligatoire
La société SOGOODS ne traite pas de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD, à savoir des données révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, les données génétiques ou biométriques, les données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle.
3.2. D’où viennent les données que nous collectons ?
La société SOGOODS collecte les données des Clients (Recruteurs) à partir :
  1. Du formulaire d’inscription en ligne situé sur le Site thePool
  2. Des contrats signés
  3. Des rencontres lors de salons professionnels
3.3. Quelles sont les finalités des données collectées ?
Selon les cas, la société SOGOODS traite les données de ses Clients pour les finalités suivantes :
  1. Gestion de l’inscription et du compte du candidat
  2. Fourniture de nos services :
    • Mise en relation avec des Candidats et/ou recruteurs par l’intermédiaire du Site thePool
    • Accès au profil et transmission de l’analyse des CV des Candidats au(x) recruteur(s)
    • Propositions d’offres d’emploi qualifiées en fonction des profils de Candidats
    • Analyse des CV via l’intelligence artificielle ChatGPT
  3. Gestion des exercices de droits des personnes concernées
  4. Gestion du Service client
  5. Réponses aux obligations administratives
3.4. Quelles sont les durées de conservation des données collectés ?
La durée de conservation des données des Clients est définie par la société SOGOODS selon les principes suivants :
  1. Données relatives aux Clients : Durant la durée du contrat puis au bout de 3 ans à compter du dernier contact que vous avez avec nous.
  2. Données techniques : 1 an à compter de leur collecte
  3. Cookies : 13 mois pour les cookies non soumis au consentement. 6 mois concernant les cookies soumis au consentement.
Une fois les délais passés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées. Certaines des données peuvent être conservées pour des raisons légales (facturation...) et de contentieux.
Il est rappelé aux Clients que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que la société SOGOODS n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.
3.5. Quelles sont les bases légales définies ?
Accès et gestion du compte du Candidat : Contrat
Fourniture de nos services : Contrat
Gestion des exercices de droits des personnes concernées : Contrat
Gestion du Service client : Contrat
Réponses aux obligations administratives : Obligation légale

4. Qui sont les destinataires des données collectées ?

La société SOGOODS ne commercialise ni ne loue vos données à caractère personnel à des tiers. Les données à caractère personnel collectées sont exclusivement destinées à la société SOGOODS pour le fonctionnement de son Site web.
4.1. Les sous-traitants
En interne, la société SOGOODS, le service commercial et marketing dédié aux services proposés par thePool, habilités, sont destinataires de vos données à caractère personnel
En externe, les données des candidats analysées via leurs CV ou via les comptes LinkedIn sont transmises aux Clients (Recruteurs) finaux. Si le candidat est embauché, ces informations font alors partie du dossier de l’employé et sont soumises à d’autres réglementations que les Clients (Recruteurs) se doivent d’appliquer de leur côté.
Certaines de vos données sont cependant susceptibles d’être communiquées à des sous-traitants auxquels la société SOGOODS fait appel our l’exécution de prestations de services ou services techniques nécessaires, notamment en ce qui concerne la construction et la maintenance du site web thePool (en l’occurrence la société UPYNE) et de son sous-traitant ultérieur et prestataire d’hébergement (OVH).
Ces sous-traitants s’engagent contractuellement envers la société SOGOODS à garantir un niveau de sécurité et de confidentialité de vos données à caractère personnel dans les conditions conformes à la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel et notamment au règlement général sur la protection des données (RGPD).
Par ailleurs, en vue de satisfaire les obligations légales et réglementaires, nous pouvons être amenés à communiquer des informations personnelles à des autorités administratives ou judiciaires sur leur demande. Dans cette hypothèse, nous veillons à ce que soient transmises uniquement les données strictement requises par ces autorités.
Enfin, concernant l’analyse des données des CV des candidats et nécessaire pour le service proposé par la société SOGOODS , elle est réalisée par l’intelligence artificielle ChatGPT, développée par la société basée aux Etats-Unis OpenAI.
Pour information, les données d’évaluation, tels que invites, complétions, logique de notation et résultats ne sont pas partagés avec OpenAI. Nous avons choisi à dessein de ne pas activer cette option.
4.2. Les données des Clients (Recruteurs)
En interne, concernant la société SOGOODS, le service commercial et marketing et comptabilité, habilités, sont destinataires de vos données à caractère personnel.
Certaines de vos données sont cependant susceptibles d’être communiquées à des sous-traitants auxquels la société SOGOODS fait appel pour l’exécution de prestations de services ou services techniques nécessaires, notamment en ce qui concerne la construction et la maintenance du site web thePool (en l’occurrence la société UPYNE) et de son sous-traitant ultérieur et prestataire d’hébergement (OVH).
Ces sous-traitants s’engagent contractuellement envers la société SOGOODS à garantir un niveau de sécurité et de confidentialité de vos données à caractère personnel dans les conditions conformes à la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel et notamment au règlement général sur la protection des données (RGPD)
Par ailleurs, en vue de satisfaire les obligations légales et réglementaires, nous pouvons être amenés à communiquer des informations personnelles à des autorités administratives ou judiciaires sur leur demande. Dans cette hypothèse, nous veillons à ce que soient transmises uniquement les données strictement requises par ces autorités.

5. Quelles sont les mesures techniques et organisationnelles mises en place ?

La société SOGOODS a mis en place un certain nombre de mesures organisationnelles et techniques pour protéger les données personnelles dont elle a la charge, et notamment :
Former les collaborateurs à la sécurité informatique et à la protection des données personnelles ;
  • Gérer les habilitations pour l’accès aux données ;
  • Gérer des processus d’identification ;
  • Adopter d’une politique de sécurité des systèmes d’information ;
  • Utiliser un protocole et des solutions de sécurité.

6. Responsabilité du Recruteur

Lorsque le Client décide de télécharger les données personnelles d’Individus depuis le Site thePool, celui-ci agit sciemment en tant que responsable de traitement distinct et est, à ce titre, pleinement responsable du respect de la confidentialité et de la sécurité des données téléchargées, ainsi que du respect des délais légaux de conservation qu’il décidera seul d’appliquer.
Limitation de responsabilité : La société SOGOODS et le site thePool conseillent de ne prendre aucune décision relative à la sélection, au management ou au développement des personnes sur la base unique de leurs résultats aux tests, questionnaires et/ou enquêtes. La société SOGOODS ne saurait être tenue responsable de quelque façon que ce soit des conséquences directes et/ou indirectes liées à l'utilisation des outils et systèmes d'évaluation qu'elle met à disposition.

    7. Quels sont vos droits ?

    Candidats et Clients (Recruteurs) :
    7.1. Droit d’accès
    Vous avez le droit d’obtenir de la société la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées. Dans l’hypothèse, où les données sont traitées, vous avez un droit d’accès à ces données et aux informations suivantes :
    • Les finalités du traitement ;
    • Les catégories de données personnelles concernées ;
    • Les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données ont été ou vont être communiquées ;
    • La durée de conservation envisagée des données si cela est possible, ou lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
    • Le droit de demander la société SOGOODS la rectification ou l’effacement des données vous concernant, la limitation du traitement ou le droit de vous opposer au traitement ;
    • Le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ;
    • Lorsque les données personnelles ne sont pas collectées auprès de vous directement, toute information disponible sur la source ;
    • L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris le profilage et, au moins en pareils cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour vous.
    7.2. Droit de rectification
    Vous disposez de la faculté de demander à la société SOGOODS de rectifier vos données qui seraient inexactes, dans les meilleurs délais.
    Vous disposez aussi de la faculté d’obtenir que les données personnelles incomplètes vous concernant soient complétées y compris en fournissant une déclaration supplémentaire.
    7.3. Droit à l’effacement
    Vous disposez du droit à l’effacement de vos données personnelles dans les meilleurs délais lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
    1. Les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
    2. Vous retirez votre consentement sur lequel est fondé le traitement et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement concerné. Le retrait du consentement vaut pour l’avenir ;
    3. Vous exercez votre droit d’opposition et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
    4. Les données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
    5. Les données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale ;
    6. Les données personnelles étaient facultatives. Vous êtes informé que le droit à l’effacement peut ne pas s’appliquer si le traitement est nécessaire :
      • Pour respecter une obligation légale ;
      • À la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
    7.4. Droit à la limitation du traitement
    Vous disposez de la faculté de demander la limitation du traitement de vos données personnelles lorsque l’un des éléments suivants s’applique :
    1. Une vérification de vos données est nécessaire après une contestation de votre part sur l’exactitude de vos données personnelles ;
    2. La société XXX n’a plus besoin des données personnelles vous concernant pour le traitement mais les données sont nécessaires pour vous pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
    3. Vous vous êtes opposés au traitement et la société SOGOODS vérifie si les motifs légitimes poursuivis par elle prévalent sur vos motifs légitimes.
    7.5. Droit à la portabilité des données
    Vous avez la faculté de recevoir les données personnelles que vous avez fournies à la société SOGOODS dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine lorsque, de manière cumulative :
    1. Le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat ;
    2. Le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
    Dans le cadre de l’exercice de ce droit, vous avez le droit d’obtenir de la société SOGOODS que vos données personnelles soient transmises directement par la société SOGOODS un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible.
    Le droit à la portabilité ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers.
    7.6. Droit d’opposition
    En application du droit d’opposition, vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de données personnelles fondé sur les intérêts légitimes de la société SOGOODS
    La société SOGOODS ne traitera plus vos données personnelles sauf si elle démontre que des motifs légitimes et impérieux pour le traitement existent et prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice.
    Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles à des fins de prospection. Pour ce faire, vous pouvez de manière totalement gratuite.
    7.7. Sort des données personnelles post-mortem
    En application de la loi, vous disposez de la faculté de définir vos directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles en cas de décès.
    Vous pouvez nous communiquer vos directives ou bien les enregistrer auprès d’un tiers de confiance numérique certifié. Vous pouvez désigner la personne de votre choix qui sera chargée d’exécuter vos directives. A défaut, il s’agira de vos héritiers.

    8. Comment exercer vos droits ?

    Si vous souhaitez exercer l’un de vos droits et/ou obtenir communication des informations vous concernant, vous devez vous adresser à la société XXX en indiquant vos nom(s), prénom(s) et coordonnées par voie électronique à l’adresse suivante : elone@thepool.ai.
    Vous avez également la possibilité d’adresser vos demandes en nous écrivant à l’adresse postale suivante : Société SOGOODS (thePool), 25-29 25 QUAI AULAGNIER 92600 ASNIERES-SUR-SEINE.
    Toute demande d’exercice de vos droits doit être accompagnée d’éléments permettant de justifier de votre identité. Une pièce d’identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable quant à votre identité. Vous recevrez un accusé de réception à l’issue de l’envoi de votre demande.
    La société SOGOODS ispose d’un délai d’un (1) mois pour vous répondre à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois en raison de la complexité de votre demande et du nombre de demandes qui lui sont faites, le cas échéant vous serez informé au plus tard dans un délai d’un (1) mois suivant votre demande.
    Si vos échanges avec la société XXX n’ont pas été satisfaisants, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de protection des données personnelles en France. (www.cnil.fr).

      9. Modifications de la politique de confidentialité

      Nous nous réservons le droit de modifier occasionnellement la présente Politique de confidentialité.
      Si nous le faisons, Nous vous en informerons en modifiant la date située en bas de cette Politique.
      Nous vous encourageons à consulter régulièrement notre Politique de protection des données personnelles pour rester informé de nos pratiques en la matière et pour connaître les moyens à votre disposition pour contrôler l’utilisation de vos données personnelles et protéger votre vie privée.

        Date de mise à jour de la présente Politique de confidentialité : Septembre 2024